Oftmals sind Projekte umfangreich und komplex. Je höher die Erwartungen an ein Projekt und die Anzahl der Beteiligten, desto schneller kann ein Projekt ins Wanken geraten. Die Gründe für die Schieflage eines Projekts sind sehr vielseitig und werden häufig nicht sofort erkannt, nicht wahrgenommen oder sogar bewusst verdrängt.
Die innovative Lösung „i.EPC“ zur alle Daten integrierenden Steuerung von Unternehmen und Projekten wurde aus einer solchen Kundenanforderung heraus in ihrer Basisversion „projectile“ entsprechend entwickelt. Die heutige Lösung in der Version „i.EPC“ kann IT-gestützt ohne Störung des laufenden Betriebs und ohne große Inanspruchnahme von meist schon überlasteten Mitarbeiter des Unternehmens oder sonstigen Störungen der vorhandenen Organisation über eine regelmäßig gelebte Meeting-Kultur schrittweise und frei skalierbar implementiert werden:
Während der alltäglichen Aktivitäten erfolgt die externe Unterstützung durch die i.EPC Solutions AG danach beiläufig in der für die Mitarbeiter gewohnten Reihenfolge: Terminplanung, Meeting-Protokollierung, Maßnahmenverfolgung, ohne merkliche Störung oder wesentlichen internen Mehraufwand (Projektstart). Am Ende der erzielten Verbesserungen steuert das Management das Unternehmen in einem fortwährenden Verbesserungsprozess seiner lernenden Organisation (Projektziel).
Bereits während der Implementierung werden die Veränderungen so zu spürbaren Einsparungen an Arbeitszeit führen, als auch zu erhöhter Integration und Transparenz und damit zu mehr Sicherheit, Vereinfachung der Dokumentation, Beschleunigung und qualitativer Verbesserung aller wesentlichen Entscheidungen, Systematisierung der Kommunikation und einer Bündelung und Kanalisierung von Aktivitäten zum richtigen Zeitpunkt zu den richtigen Personen.
Sehr viele Unternehmen leben bereits eine aus ihrer Praxis heraus entwickelte Organisationskultur, die aufgrund immer kürzerer Produktlebenszyklen, Einzelfertigung und notwendiger Differenzierung bei zugleich zunehmender Marktunsicherheit diesen besonderen Umständen durchaus in zeitgemäßer Weise entsprechen: nämlich einer Steuerung über „Teammeetings“, unterschiedlich top-down, bottom-up, vertikal und horizontal vernetzt.
Jetzt aber gilt es darauf zu achten, dass man als Unternehmen von den weiteren Entwicklungen am Markt nicht überholt wird.
Die dynamisch-komplexen Herausforderungen der Märkte erfordern zunehmend eine Datenbasis zur Steuerung des Unternehmens und seiner diversen Produkt-, Leistungs- und Veränderungsprojekte. Sie muss alle relevanten in- und externen Informationen konsequent erfassen, integrieren und taggleich zuverlässig interpretierbar für jeden Verantwortungsbereich vom Projektleiter bis zum Vorstand aggregieren. Voraussetzung dafür ist eine Erfassung, die auf Aktivitäten basiert. Denn der erforderliche gemeinsame (kleinste) Nenner bei der Steuerung von Prozessen als auch Portfolios sind Aktivitäten. Aktivitäten hier verstanden als eine von menschlicher Entscheidung getragene Handlung, sei es Tun oder Unterlassen.
Mittels dieser Aktivitäten im Sinne kleinster Wirkelemente wirtschaftender Subjekte bzw. Organisationen, können Veränderungen in deren Geschäftsportfolios (Produkte, Leistungen, Projekte, Ressourcen u.a. Bestände) und Geschäftsprozesse (Wert-, Finanz-, Informations- u.a. Ströme) konsistent miteinander verknüpft werden.
Die Implementierung erfolgt agil in kleinen raschen Schritten:
Nach einer ersten Datenaufnahme oder -übernahme in das extern vorinstallierte Programm, starten die involvierten Mitarbeiter des Unternehmens bereits nach wenigen Stunden an ihrem Arbeitsplatz über das Web mit Ihrer vertrauten und fortlaufenden Terminplanung.
Anfangs noch mit externer Hilfe, laden sie zu den üblichen Meetings ein. Im Meeting protokollieren sie bereits die Entscheidungen, Issues, Todos, Projekte auf Basis der vorhandenen Tagesordnung direkt in das System. Diese werden fortan je nach Bedarf systematisch mit allen Mitarbeitern abgestimmt.
Schritt für Schritt werden alle Bereiche des Unternehmens in das System eingebunden und alle Units bzw. Bereiche verknüpft. Die Entwicklung der technischen Basis wird auf diese Weise Mitarbeiterressourcen-schonend Stück für Stück auch mit Hilfe externer Ressourcen vorangebracht. Die Mitarbeiter erlernen die Nutzung der auf ihren jeweiligen Bedarf reduzierten bedienerfreundlichen Masken im Vorbeigehen „on the job“.
Intensität und Umfang externer Unterstützung bestimmen die Verantwortlichen des Unternehmens flexibel. Das System funktioniert Web-basiert, d.h. es belastet oder stört keinesfalls vorhandene IT oder sonstige technische Einrichtungen oder Abläufe.
Für jedes Meeting wird ein Stammblatt angelegt und Entscheidungen, To Do*s, Maßnahmen oder auch Frühindikatoren protokolliert und Projekte formuliert. Routinen im Hintergrund erleichtern die Arbeit. Die Bearbeitungsmasken werden auf die Bedürfnisse des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten.
Benötigte Daten oder Informationen poppen auf und können per Klick gewählt werden. So wächst das System nach und nach zur wahren Erleichterung heran, ohne zusätzliche Belastungen zu erzeugen.
Die Mitarbeiter wachsen systematisch in das neue i.EPC-System (integrated Enterprise Portfolio Controlling) hinein, das vom integrierten Chancen- und Risikomanagement, über ein ERP und Multiprojekt-Management, alle notwendigen Subsysteme umfasst und mit bereits vorhandenen IT-Tools und Verfahren verknüpft werden kann. Ohne dass die vorhandenen Insellösungen dafür ersetzt werden müssen, funktioniert i.EPC quasi wie ein Brückentool, das alle notwendigen ‚Sprachen des Unternehmens‘ spricht: ERP, CRM, KM, GRC,…
Dieses umfassende Planungs- und Steuerungstool für eine systematisch anpassungsfähige und innovative Unternehmungsführung, für Konzernlenker, Unit-Leiter, Projektleiter und alle sonstigen Entscheidungsträger…
…mündet in einem individuell konfigurierbaren Cockpit, das Unternehmens- inhaber wie Management erlaubt, stets aktuell den Überblick über das gesamte Geschäft zu behalten …
…und direkt zu intervenieren oder über die Maske im System zur Terminplanung ein Meeting einzuberufen.
Neben einer neuen Verfahrensweise bei der Einführung eines i.EPC-Systems, welche die besonderen Bedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen berücksichtigt, schafft die Lösung besonders für flexible, agile oder virtuelle Organisationen schon in der Phase ihrer Implementierung erkennbaren Nutzen:
- Meeting-Ergebnisse, aber auch Entscheidungen außerhalb von Meetings werden systematisch dokumentiert, kommuniziert und die aus ihnen abgeleiteten Maßnahmen konsequent verfolgt,
- Informationen stehen stets aktuell und integriert an jedem Ort der Welt für neue Entscheidungen zur Verfügung, sie sind vollständig und gezielt kommunizierbar,
- Einheitliche Datenformate und daraus abgeleitete Informationen erleichtern deren korrekte und damit auch automatisierte Übertragung und so eine Delegation als auch eine Eskalation im Bedarfsfalle,
- Die Rückverfolgung von Entscheidungen und Entwicklungen und damit eine lernende Organisation werden nachhaltig gefördert,
- Transparenz ist, je nach Bedarf und Wunsch, durch Zugangsrechtesysteme exakt steuerbar,
- Überblick und aktive, dezentrale, dynamische Unternehmensportfolio-Steuerung (EPC) mittels eines modernen Cockpits…
- …über, von und für alle Units, Projekte, To-do‘s, Chancen- und Risikofaktoren, Früherkennungsindikatoren u.v.m.
Last but not least die 2 typischen Vorteile integrierter Systeme: Alle notwendigen Aktualisierungen erfolgen zeitgleich über die gesamte Organisation und die Mitarbeiter fassen künftig viele Dinge nur noch einmal an.